Prozessmanagement – Welche Rollen gibt es?
Prozessmodellierung
Durch die Modellierung des Prozesses wird einerseits deutlich, wie der Prozess ausgeführt wird und andererseits entsteht die Möglichkeit, dieses Wissen dauerhaft für andere Personen oder Anwendungen bereitzustellen. Im Rahmen der Prozessmodellierung geht es um Fragen der Erstellung und Darstellung von Modellen, die Verwaltung von Modell-Elementen und die Verwaltung von Modellen.
Mit SemTalk online erstellen Sie Prozessmodelle z.B. in der Notation BPMN. Im Hintergrund der grafischen Oberfläche werden die Modellinformationen gesammelt und bei der Speicherung z.B. für eine Veröffentlichung im Portal oder für einen Report verfügbar. Modelle und Modell-Elemente verwalten Sie in einer Mongo DB oder die Elemente in SharePoint-Listen, die Modelle in SharePoint-Bibliotheken. Kleinere Anpassungen des Metamodells einer Notation (z.B. Ergänzung weiterer Attribute) können im Editor selbst ausgeführt werden. Hier gelangen Sie zum Dowload der Testversion des Editors..
Prozess-Portal für Leser von Prozessmodellen
Die Bereitstellung von Modellen für die Leser von Prozessmodellen erfolgt in Form von Portalen, die den Zugriff auf die visuelle Darstellung, aber auch auf die dahinter liegenden Informationen ermöglichen.
Prozessmodell – Projektplan
Die Abwicklung von Projekten, die in ähnlicher Form immer wieder durchgeführt werden müssen (z.B. die Besetzung einer Stelle, der Bau einer Anlage, die Errichtung eines Hauses, die Durchführung einer Kampagne), kann in Form von Prozessmodellen definiert werden. Diese Prozesmodelle diesen als Blaupause für den Projektplan. Sie enthalten schon weitere Informationen, wie die Zuordnung von Aufgaben zu Rollen. Aus dem Prozessmodell entstehen mit dem Aufsetzen des neuen Projekts der Projektplan sowie die Rollenzuordnung.
Microsoft Teams unterstützt das Aufsetzen des Projekt-Teams, anhand eines Prozessmodells inklusive der Zuordnung von Team-Mitgliedern zu Rollen und der Auswahl von Aufgaben aus dem Prozessmodell kann die Projektsteuerung unterstützt werden.
Aus einem Planner Board ist die Aufgabe im Prozessmodell im Portal verlinkt, sodass jedes Team-Mitglied sich leicht Informationen über die Ausführung der Aufgabe verschaffen kann:
- Welche Informationen muss ich einholen?
- Woher kommen diese?
- Welche Formulare oder Dokumente muss ich berücksichtigen?
- Welche Ergebnisse soll diese Aufgabe erzeugen?
- Wo sollen diese abgelegt werden?
- etc.
Prozessmodell und Workflow
Erstellen Sie Prozessmodelle zur Ausführung von Workflows in Microsoft Visio und ordnen Sie den Modellelementen verfügbare Konnektoren aus der Liste zu. Exportieren Sie das Modell nach Microsoft Flow und ergänzen Sie dort die notwendigen Parameter für die ausgewählten Konnektoren. Weitere Informationen erhalten Sie hier. Verknüpfen Sie Ihre Workflows über die Prozessmodelle im Prozess-Portal, um den Überblick über die Zusammenhänge zu behalten.
Prozess-Teams
Für die Implementierung und den Betrieb von Prozessen müssen verschiedene Kompetenzen zusammenarbeiten: fachliche und technische Experten sowie das Process Office als koordinierende Stelle. Im folgenden Bild sehen Sie ein Prozessmodell, in dem die Verteilung der auftretenden Aufgaben beispielhaft dargestellt ist. In der Regel ist dies kein streng sequentieller Prozess, sondern arbeiten die Beteiligten kollaborativ zusammen. Das Modell gibt aber einen ersten Eindruck über die Inhalte der Zusammenarbeit.
Process Office
Das Process Office koordiniert das Management der Prozessmodelle und die dazugehörigen Ressourcen. Es stellt die Projekt-Teams zusammen, die gemeinsam die Implementierung von Prozessen vorantreiben und deren Betrieb betreuen.
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