Prozessmanagement mit SemTalk® auf der Microsoft-Plattform

Prozessmanagement – Welche Rollen gibt es?


Prozessmodellierung

Durch die Modellierung des Prozesses wird einerseits deutlich, wie der Prozess ausgeführt wird, und andererseits entsteht die Möglichkeit, dieses Wissen dauerhaft für andere Personen oder Anwendungen bereitzustellen. Im Rahmen der Prozessmodellierung geht es um Fragen der Erstellung und Darstellung von Modellen, die Verwaltung von Modell-Elementen und die Verwaltung von Modellen.

Mit dem Visio-basierten SemTalk Editor erstellen Sie Prozessmodelle. Im Hintergrund der Visio-Oberfläche werden die Modellinformationen gesammelt und bei der Speicherung für eine Veröffentlichung im Portal verfügbar. Modell-Elemente verwalten Sie in SharePoint-Listen, die Modelle in SharePoint-Bibliotheken. Über das offene. grafisch konfigurierbare Metamodell lassen sich vorhandene Modellierungsvorlagen wie BPMN, EPK und andere mit wenig Aufwand anpassen. Die Ergänzung zusätzlicher Attribute oder weiterer Modell-Element-Typen kann konfiguriert werden, so dass die spezifischen Informationsbedarfe Ihrer Leser und anderer Nutzer adressiert werden können. Eine Testversion des Editors können Sie gern hier herunterladen.


Prozess-Portal für Leser von Prozessmodellen

Die Bereitstellung von Modellen für die Leser von Prozessmodellen erfolgt in Form von Portalen, die den Zugriff auf die visuelle Darstellung aber auch auf die dahinter liegenden Informationen ermöglichen.

Mit den SemTalk Services stellen Sie Ihre Modell-Informationen in SharePoint oder in Microsoft Teams zur Verfügung. Dabei haben die Leser Zugriff auf die Diagramme und die dazu gehörigen Hintergrundinformationen. Im Rahmen der Modellierung können Sie auch andere Inhalte verknüpfen, die für die Ausführung des Prozesses relevant sind. Für diese kann es eigene Webparts geben, um die Inhalte darzustellen. Ein Beispiel-Portal sehen Sie unter diesem Link (Video mit 70 MB Größe).


Prozessmodell – Projektplan

Die Abwicklung von Projekten, die in ähnlicher Form immer wieder durchgeführt werden müssen (z.B. die Besetzung einer Stelle, der Bau einer Anlage, die Errichtung eines Hauses, die Durchführung einer Kampagne), kann in Form von Prozessmodellen definiert werden. Diese dienen als Blaupause für den Projektplan und enthalten schon weitere Informationen wie die Zuordnung von Aufgaben zu Rollen. Aus dem Prozessmodell entstehen mit dem Aufsetzen des neuen Projekts der Projektplan sowie die Rollenzuordnung.

Definition eines Planner Boards anhand eines Prozessmodells mit Hilfe der SemTalk Services (Beispiel-Video unter diesem Link 100 MB)

Bei Verwendung von Microsoft Teams kann das Aufsetzen des Projekt-Teams anhand des Prozessmodells inklusive der Zuordnung von Team-Mitgliedern zu Rollen und der Auswahl von Aufgaben aus dem Prozessmodell unterstützt werden. Aus einem Planner Board ist die Aufgabe im Prozessmodell im Portal verlinkt, so dass jedes Team-Mitglied sich leicht Informationen über die Ausführung der Aufgabe verschaffen kann: Welche Informationen muss ich einholen, woher kommen diese, welche Formulare oder Dokumente muss ich berücksichtigen, welche Ergebnisse soll diese Aufgabe erzeugen, wo sollen diese abgelegt werden, etc.


Prozessmodell und Workflow

Erstellen Sie Prozessmodelle zur Ausführung von Workflows in Microsoft Visio und ordnen Sie den Modellelementen verfügbare Konnektoren aus der Liste zu. Exportieren Sie das Modell nach Microsoft Flow, und ergänzen Sie dort die notwendigen Parameter für die ausgewählten Konnektoren. Weitere Informationen erhalten Sie hier. Verknüpfen Sie Ihre Workflows über die Prozessmodelle im Prozess-Portal, um den Überblick über die Zusammenhänge zu behalten.


Prozess-Teams

Für die Implementierung und den Betrieb von Prozessen müssen verschiedene Kompetenzen zusammenarbeiten: fachliche und technische Experten sowie das Process Office als koordinierende Stelle. Im folgenden Bild sehen Sie ein Prozessmodell, in dem die Verteilung der auftretenden Aufgaben beispielhaft dargestellt ist. In der Regel ist dies kein streng sequentieller Prozess, statt dessen arbeiten die Beteiligten kollaborativ zusammen. Das Modell gibt aber einen ersten Eindruck über die Inhalte der Zusammenarbeit.


Process Office

Das Process Office koordiniert das Management der Prozessmodelle und zugehöriger Ressourcen. Es stellt die Projekt-Teams zusammen, die gemeinsam die Implementierung von Prozessen vorantreiben und deren Betrieb betreuen.


Weitere Informationen

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